為了規(guī)范國際學(xué)術(shù)交流活動(dòng)的申報(bào)、舉辦、總結(jié)、呈報(bào)和統(tǒng)計(jì)等工作，根據(jù)中國科協(xié)《關(guān)于在華舉辦國際科技會(huì)議的工作細(xì)則》、《在華舉辦和申辦國際會(huì)議注意事項(xiàng)》以及中共中央、國務(wù)院的有關(guān)精神，特制定本條例。

一、國際會(huì)議的申報(bào)：

在華舉辦國際會(huì)議要從我國實(shí)際需要出發(fā)，從嚴(yán)控制，應(yīng)限于我按規(guī)章有義務(wù)舉辦的，和對提高我國際聲望、維護(hù)我國家利益、促進(jìn)我國民經(jīng)濟(jì)和科技發(fā)展有重大作用的國際會(huì)議。確有水平且規(guī)模適度的科技專業(yè)性國際會(huì)議可適當(dāng)多辦，一般性的國際研討會(huì)、交流會(huì)、論壇等，從嚴(yán)掌握，內(nèi)容空泛，無明確目的，可開可不開的會(huì)議一律不開。

各專業(yè)委員會(huì)、地方學(xué)會(huì)申報(bào)國際會(huì)議須在規(guī)定時(shí)間前報(bào)中國化學(xué)會(huì)秘書處匯總，正式行文，經(jīng)中國科協(xié)核準(zhǔn)，按規(guī)定程序報(bào)科技部或國務(wù)院審批。

未經(jīng)批準(zhǔn)，任何單位和個(gè)人不準(zhǔn)擅自對外承辦、承諾舉辦國際會(huì)議或承諾與外方合作，協(xié)助外方在華舉辦國際會(huì)議。嚴(yán)禁為得到外方贊助輕率同意在華舉辦國際會(huì)議。凡上報(bào)申辦會(huì)議者，必須在申辦前6個(gè)月上報(bào)審批，逾時(shí)一律不予辦理。

在我國舉辦主要國際組織的重要會(huì)議、涉及重大敏感問題的國際會(huì)議、邀請外賓在一百五十人以上的大型國際會(huì)議，重要的專業(yè)性國際會(huì)議，以及邀請外國政府現(xiàn)職部長以上的官員和在國際上有重要影響人士參加的高級別國際會(huì)議，均應(yīng)先商外交部同意，報(bào)國務(wù)院批準(zhǔn)。如我作為東道國需在經(jīng)費(fèi)上承擔(dān)義務(wù)，還應(yīng)先商財(cái)政部同意。凡以上國際會(huì)議均應(yīng)在上年八月底前向國務(wù)院報(bào)送年度計(jì)劃，

未報(bào)年度計(jì)劃，未經(jīng)批準(zhǔn)的國際會(huì)議一律不得舉辦。特殊情況需要臨時(shí)安排的國際會(huì)議，必須專項(xiàng)報(bào)批，但必須提前半年辦理審批手續(xù)。

同一會(huì)議不能多渠道申報(bào)，一經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自改變（如：時(shí)間、地點(diǎn)、名稱、內(nèi)容等）。如遇特殊情況，須來函詳細(xì)說明理由，由我會(huì)經(jīng)中國科協(xié)報(bào)科技部審批。

二、申辦在國內(nèi)舉辦國際會(huì)議需提供的申報(bào)材料：

1、蓋有申報(bào)的專業(yè)委員會(huì)或地方學(xué)會(huì)公章的舉辦國際會(huì)議的請示報(bào)告，內(nèi)容包括：

（1）會(huì)議名稱（中英文全稱及英文縮寫）、舉辦時(shí)間、地點(diǎn)，國際科技會(huì)議不應(yīng)以民族來限定參加者，會(huì)議名稱不能冠以“華人”“世界華人”等稱謂；

（2）發(fā)起、主辦、承辦單位名稱及各自的責(zé)任和義務(wù)，其中主辦單位應(yīng)為“中國化學(xué)會(huì)”，承辦單位為申報(bào)單位；

（3）可行性分析，包括會(huì)議內(nèi)容及籌備班子情況，會(huì)議內(nèi)容必須符合第一條規(guī)定；

（4）會(huì)議背景，說明會(huì)議的起因、宗旨、我國學(xué)術(shù)水平的現(xiàn)狀及趨勢。若會(huì)議由國際組織發(fā)起或與國際、國外組織合作召開，應(yīng)對該組織或結(jié)構(gòu)作簡要介紹（如可能請?zhí)峁┰摻M織的章程），并附委托書或有關(guān)決議，應(yīng)特別說明該組織中臺(tái)灣代表權(quán)的情況（包括臺(tái)灣的地位及稱謂，以及在以前歷屆會(huì)議中是否出現(xiàn)過“兩個(gè)中國”或“一中一臺(tái)”等政治問題）；

（5）與會(huì)代表、人數(shù)情況，應(yīng)分別列出預(yù)期與會(huì)的中、外方學(xué)者人數(shù)（寫明外方代表的國別），是否有未建交的國家人員, 是否邀請臺(tái)灣地區(qū)人員；并應(yīng)列出會(huì)議擬邀請的中外知名專家的姓名和擬請他們提供的論文題目；

（6）經(jīng)費(fèi)預(yù)算要保持收支平衡并力求有所結(jié)余，如擬爭取資助，應(yīng)注明可能提供資助的單位名稱及資助金額；

（7）如會(huì)議附設(shè)展覽，只能是規(guī)模、內(nèi)容和形式都有利于學(xué)術(shù)交流的小型展示，不得以辦會(huì)為名搞商業(yè)性展覽，并需在報(bào)告中說明內(nèi)容和展示面積（不超過1000平方米），必須與會(huì)議同時(shí)申報(bào)。

（8）按照《中國化學(xué)會(huì)章程》規(guī)定，會(huì)議應(yīng)對會(huì)員參會(huì)注冊費(fèi)有所優(yōu)惠，申報(bào)材料中應(yīng)注明優(yōu)惠幅度。

2、《在國內(nèi)舉辦國際會(huì)議申請表》二份，內(nèi)容要逐項(xiàng)填寫清楚，并與申請文件內(nèi)容相符，主辦單位為“中國化學(xué)會(huì)”，其中一份由申報(bào)的專業(yè)委員會(huì)主任或地方學(xué)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)簽字并加蓋公章，另一份中在填報(bào)單位、申請單位及單位領(lǐng)導(dǎo)人欄空出。

二、會(huì)前資料：

承辦單位須將會(huì)前資料，包括各輪通知及籌備工作簡報(bào)等送中國化學(xué)會(huì)秘書處各二份。

三、邀請和簽證函：

1、邀請函由會(huì)議組委會(huì)發(fā)出并存檔備查。

2、簽證函由中國化學(xué)會(huì)秘書處代辦，請?jiān)跁?huì)前70天，將外國代表人員情況按我會(huì)格式錄好的數(shù)據(jù)庫寄達(dá)我會(huì)秘書處（可用電子郵件）。

四、接待計(jì)劃：

請承辦單位在會(huì)議開幕前40天將國（境）外與會(huì)人員接待計(jì)劃報(bào)我秘書處，內(nèi)容包括：

1、國外參加會(huì)議人員姓名、單位、入境時(shí)間、航班；

2、日程安排、活動(dòng)內(nèi)容及各地接待單位；

3、外賓在國內(nèi)費(fèi)用負(fù)擔(dān)單位及結(jié)算辦法；

接待計(jì)劃經(jīng)中國科協(xié)審批后發(fā)至各接待單位，并抄送有關(guān)單位（機(jī)場、海關(guān)、公安廳局、安全廳局）。

五、會(huì)議總結(jié)：

1、承辦單位應(yīng)于會(huì)議結(jié)束后20天內(nèi)將會(huì)議總結(jié)及會(huì)議資料5份送中國化學(xué)會(huì)秘書處。

2、會(huì)議總結(jié)應(yīng)包括：

1）會(huì)議概況，應(yīng)包括：實(shí)際到會(huì)的中外方人數(shù)（按國別列出）、宣讀論文數(shù)、會(huì)議安排的各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)施情況。如涉及敏感問題，應(yīng)提交專項(xiàng)報(bào)告。

2）學(xué)術(shù)總結(jié)，應(yīng)概述會(huì)議所反映的重要科技成果和動(dòng)向；對中外論文水平的比較、分析；中外各方對會(huì)議學(xué)術(shù)水平的評價(jià)。

3）會(huì)議文集的出版情況，包括名稱、出版社（如正式出版）、頁數(shù)、印數(shù)等。

4）會(huì)議經(jīng)費(fèi)收支情況。

5）會(huì)議組織工作的經(jīng)驗(yàn)、不足和問題。